1 h 00 du matin. Olivier s’engouffre dans sa voiture pour prendre la route. À cette heure-ci, le trajet jusqu’à son domicile ne devrait pas prendre plus de vingt minutes. Le temps de rentrer la voiture au garage et de se préparer pour la nuit, il devrait être au lit vers 1 h 30. La nuit sera courte puisqu’il doit se lever à 6 h 30 pour aller au travail. À vrai dire, ce rythme commence à l’épuiser. Le Conseil de l’Église dont il est membre a lieu tous les quinze jours, le mercredi soir, et finit de plus en plus tard. Avec le projet de construction d’un nouveau lieu de culte, l’ordre du jour s’est étoffé et les discussions sont souvent interminables. Ce qui décourage Olivier et contribue à sa fatigue, c’est qu’il est frustré : le temps de prière est rapidement expédié et la réunion n’est pas très efficace. Il n’est pas rare que le Conseil se quitte sans qu’aucune décision claire ne soit prise et qu’il faille reprendre les mêmes discussions à la séance suivante. Et puis l’épouse d’Olivier commence à trouver la pilule amère. Entre les réunions de Conseil, les coups de fil en soirée, les visites de personnes en difficulté, le reste de la vie d’Église et la fatigue de son mari, Sabrina a l’impression de ne plus voir Olivier et a du mal à l’accepter.
Olivier et Sabrina souffrent d’une situation très commune dans nombre de nos Églises évangéliques : un programme où se multiplient les activités et des réunions de Conseil trop fréquentes et mal préparées. Cela représente une double difficulté : le programme nuit à la vie de famille des responsables, et le manque de préparation des réunions de Conseil est un mauvais signal envoyé à toutes celles et ceux qui conduisent des réunions dans la communauté. En effet, comment attendre des responsables d’activités qu’ils soignent la préparation des rencontres qu’ils dirigent si les responsables de la communauté ne savent pas conduire avec piété et efficacité les séances mêmes du Conseil de l’Église ?
Les très nombreux Conseils auxquels je participe, ou que je préside, m’ont amené à mieux discerner ce qui permet de gagner en efficacité sans négliger la piété au cours de ce type de rencontre. Voici quelques conseils pratiques tirés de cette expérience.
Annoncer l’heure de fin
En matière de gestion du temps, il existe un principe simple : une tâche, quelle que soit son importance, aura tendance à prendre toute la place qui lui sera laissée. Et si vous ne la cantonnez pas dans une tranche horaire définie, elle phagocytera le temps nécessaire à l’accomplissement des autres tâches utiles. Un peu à l’image d’un gaz qui, libéré dans un espace donné, prend automatiquement toute la place libre. Il est donc indispensable que vous fixiez l’heure de fin du Conseil d’Église de façon aussi claire que celle du commencement.
Idéalement, cette heure de fin doit être fixée selon deux impératifs : laisser suffisamment de temps pour des échanges nourris sans épuiser les participants, et être de préférence toujours la même pour instaurer de bonnes habitudes (si le Conseil ne se réunit pas toujours à la même heure, alors c’est la durée qui devrait être toujours la même). Il faut avoir ici un objectif en tête : donner aux membres du Conseil un sentiment d’efficacité et de contrat respecté. S’ils savent que les séances sont utiles et limitées dans le temps, ils auront envie de revenir.
Pour parvenir à ce résultat, il ne suffit pas de ...