Préparer une assemblée générale d’Église

  Je ne peux pas croire que ça n’arrive qu’à moi.

Décembre est là. On voit l’assemblée générale poindre à l’horizon.

Mais ça va, c’est encore loin.

Il y a tellement de choses à faire à échéance bien plus courte : la prochaine prédication, le prochain rendez-vous, la préparation de la semaine universelle de prière en janvier. On ne veut pas se laisser déconcentrer : l’assemblée générale, on verra ça après.

Puis, début février, on se réveille en sursaut. On prend soudainement conscience du travail à abattre, qui vient s’ajouter à tout ce qui remplissait déjà fort bien les agendas du conseil et du pasteur. S’ouvre alors une course contre la montre caractérisée par une surcharge de travail, une montée de stress et beaucoup de précipitation dans une préparation qui, on s’en rend compte un peu tard, aurait eu tout intérêt à être vécue dans le calme.

Parce qu’une assemblée générale, ça n’est pas seulement une échéance administrative à passer : c’est le poumon de la vie de l’Église. Mieux vaut lui laisser le temps de bien faire son œuvre.

Nous pouvons vivre nos assemblées générales comme un acte profondément ancré dans la tradition chrétienne de gouvernance. En Actes 1, nous voyons comment Matthias a été choisi par la communauté des croyants de Jérusalem pour remplacer Judas Iscariote. Même si la méthode a de quoi nous surprendre (un tirage au sort !), ce qui est intéressant ici c’est de constater que le discernement de la volonté de Dieu à ce sujet fut un discernement collectif.

Quant à la forme, l’arrivée de l’Esprit saint sur cette communauté naissante n’intervient qu’au chapitre suivant. Et ça change tout, bien entendu. Dieu parle maintenant directement à notre esprit, il « opère en nous le vouloir et le faire pour son bon plaisir » (Ph 2.13), tant et si bien que tout chrétien, né de Dieu par l’Esprit saint, est à même de participer au discernement de la volonté du Seigneur pour la communauté locale à laquelle il a été ajouté.

Voici, donc, ce que nous vivons en assemblée générale : un discernement collectif de la volonté de Dieu pour ce qui concerne son Église.

Suis-je le seul à m’y prendre un peu tard pour que ce discernement, ce temps d’écoute nécessaire, se fasse dans les meilleures conditions ? J’en doute.

C’est parce que je ne voulais pas revivre une telle précipitation et les tensions qu’elle génère que j’ai réfléchi à des outils pour ne plus me laisser surprendre. Par ailleurs, je leur ai découvert avec plaisir un bénéfice collatéral : ils me permettent de ne plus perdre de temps à me reposer, chaque année, les mêmes questions. Une partie non négligeable de nos assemblées générales peut, en effet, être systématisée, de telle façon qu’on arrête de réinventer l’eau chaude d’une année à l’autre.

Vous êtes prêt ? On y va.

1. Rassemblez votre matériel

Pour bâtir votre assemblée générale, vous allez devoir vous appuyer sur différents éléments qui sont un peu éparpillés : certains sont au fond de votre ordinateur, d’autres dans les registres de l’Église, d’autres encore dans les archives du secrétaire du conseil. Gagnez du temps : rassemblez-les. Si vous ne le faites pas, c’est vous qui vous éparpillerez.

Alors, on retrousse ses manches et on va chercher :

Les statuts de l’Église : c’est le contrat d’association entre les membres. Ils sont contraignants, notamment pour le déroulement de l’assemblée générale : vous n’êtes pas libre d’inventer ce que vous voulez, il y a une loi commune que vous devez suivre, et c’est celle des statuts. C’est donc un document qu’il faut non seulement avoir sous la main, mais qu’il est également bon de connaître dans le détail. En principe, le secrétaire du conseil devrait pouvoir vous le fournir.

Le règlement intérieur : s’il existe dans votre Église, il vient préciser certains points des statuts. Il est également à récupérer auprès du secrétaire du conseil.

Les dates de fin de mandat des membres du conseil : vous en aurez besoin pour savoir si vous êtes dans une année de renouvellement (et donc d’élections) ou non, et combien de postes sont éventuellement à pourvoir. La durée de mandat du conseil devrait se trouver dans les statuts, et les dates d’élection des conseillers peuvent être retrouvées dans les comptes-rendus d’assemblées générales.

La liste des membres de l’Église : elle sera nécessaire pour envoyer les convocations, établir la liste d’émargement, calculer le quorum. Là encore, c’est le secrétaire du conseil qui peut vous la fournir.

La liste des personnes qui vont devenir membres de l’Église, que ce soit par demande ou par baptême. Le pasteur doit pouvoir répondre à cette question.

Le procès-verbal (PV) et le rapport moral de l’assemblée générale précédente : vous pourrez vous appuyer dessus pour faire le bilan de l’année écoulée. À récupérer auprès du secrétaire du conseil.

L’agenda des activités de l’année passée : il vous aidera à établir le rapport d’activités. Le plus simple, c’est de passer en revue l’agenda de l’Église ou, à défaut, les comptes-rendus des réunions de conseil.

Les documents relatifs aux résolutions extraordinaires : par exemple, les devis pour un projet de travaux, le document de présentation du nouveau pasteur que vous envisagez d’accueillir, etc. Si vous présidez l’Église, en principe, vous savez où se trouvent ces documents. Dans le cas contraire, vous aurez compris que le secrétaire du conseil est un bon allié dans vos recherches !

2. Établir un rétroplanning

La deuxième étape que je vous propose, c’est d’établir un rétroplanning. C’est essentiel...